Within the last two years, a lot has changed for all of us in our daily lives. Most of us probably wouldn't have thought it possible until recently, that a virus could throw us off track like this, and yet, for the umpteenth time, we're stuck in lockdown and work is being done from home.
What is a blessing for some is a curse for others. Many people with long business commutes and most parents have rejoiced that this change will allow them more freedom and time with family. Others, however, such as older employees, miss the exchange with colleagues and find it difficult to come to terms with the technology involved. For many managers, too, the pandemic continues to be a major challenge, and even CEOs wonder what our working lives will look like post-Corona, and are skeptical about whether and how they might continue working at home.
In the following you will learn more about these different opinions, pros and cons of home office and how our life will most likely look like after the pandemic is over.
How the pandemic changed the way we do business
In February 2020, the first cases of the virus were already identified in Germany, mandatory masks were introduced and soon after, the first restrictions arrived. But at the time, we were still able to deal with the situation somewhat more confidently, as we thought the pandemic was a temporary setback, and would soon be out of the picture. The virus did not have too much of an impact on companies either at first. Work could continue, over time, with masks and distance, but it was possible. After all, the case number was still at 50 in Germany, and the whole thing was sure to be over in a few months anyway.
But we thought wrong. The virus spread rapidly and after a few months of intensive research it was clear that it would not be so easy to fight the pandemic. Curfews were imposed, heralding the demise of numerous companies and small businesses. Even for large corporations, the virus quickly became a real problem and companies had to send their employees to work from home. Every single process had to be rethought and it was initially difficult to keep everyone up to date on current projects.
Vaccines were being worked on diligently, and they were successfully brought to market between December 2020 and January 2021. So, companies began to slowly bring their employees back into the office and there was confidence that the economy would pick up again. But even this success was short-lived, as dangerous additional variants of the virus were now spreading, against which the vaccines only helped proportionately. The whole process seemed to start all over again and the lockdown phase was initiated once more. In other words, we will have to deal with Corona for quite some time. But as mentioned above, working from home is not necessarily all bad.
The advantages & disadvantages of home office
Pros:
- No long commutes to get to work
- Saves money
- No distractions in the office
- Increased productivity
- Comfortable work clothes
- You can sleep longer / spend less time getting ready
- Create an environment where you feel most comfortable
- You can work from anywhere
- You become more independent
- You can manage your hours with almost complete freedom
- Spend more time with your family
- You get used to technology, which you should be familiar with anyway
Cons:
- Contact between employees breaks down / exchanges are almost impossible
- It can be more difficult to obtain information
- Boredom due to the repetitive daily routine
- Excessive demands due to independent daily schedule or work allocation
- Physical imbalance - no commute, no sports after work due to lockdown
- Possibly inadequate network connection
- Poor work-life balance
How to eliminate these disadvantages
As you can see, there are some positives, but unfortunately, there are also stumbling blocks that come from working from home. So what can you and your employer do to ensure that you can still do home office after the pandemic, if necessary?
Problem: Contact between employees breaks down / exchange fails to take place.
Solution: Make sure each department has a meeting at least once a week. This way, the most essential information is exchanged and the team stays in contact. Of course, any number of meetings can be held beyond that, as long as this minimum is met. You should also work with messenger apps like Slack on a daily basis. This way, you get direct feedback on all important points and authorized people can use the chat history and handy threads to view this information at any time and from anywhere. Slack is also very useful for maintaining your team spirit. Create a channel for all employees of your company. Here you can now send birthday and Christmas wishes and post your photos from (online) events. You can also easily share exciting articles and zoom links, e.g. for a joint virtual break.
Another important tip for optimal collaboration: especially in times of corona and lockdowns, it's important to work with a smart tool that highlights the most important aspects and project phases to prioritize, giving you excellent collaboration within the whole team. This way, even without getting together in the office, you'll finish your projects sooner and increase your productivity.
Problem: It can be more difficult to obtain information:
Solution: Another disadvantage of the home office is that you will have a harder time acquiring important information due to the lost team spirit and poor exchange within the team. But if you've already been able to improve the former by following the tips above, you've already contributed the most important thing to this point. In addition, make sure that you maintain a clear folder system so that all employees have direct access to the documents that are relevant to them. This will make it easier for everyone to access important information quickly and save a lot of valuable time. You can also put a table of contents at the top of each folder structure, so everyone knows exactly where the subfolder they're looking for is, in just a few clicks.
Problem: Boredom and physical imbalance
Solution: When you stay in the same place for 8 hours straight, it's easy to get bored. Even if you are mentally challenged, you often feel physically underutilized after a long day at work, especially when the otherwise mundane commute to work is eliminated. In addition, you can no longer meet for lunch in a restaurant outside of work and there are no active team events. Even after work, you can no longer do any sports, because all the gyms are closed. So you sit in your seat all day and the longest route is from your desk to the kitchen. You get further and further into the daily grind and feel unbalanced due to the lack of physical exercise. But there's a solution to this, too: make sure your schedule is varied and, if possible, spread your tasks out over several days so you're not stuck on just one task all day. Schedule virtual meetings during breaks or have a cup of coffee together in between. This way, you'll keep in touch with your colleagues and be able to discuss upcoming projects at the same time. You can also attend a yoga or workout class once a week with the entire department, for example, so that you can exercise together. This keeps you fit and increases your motivation and stamina.
Problem: Excessive demands due to independent daily schedule or division of work
Solution: What may be a significant benefit for some may be overwhelming for others. Home office brings with it a lot of freedom and flexibility. So for people who like to arrange their own daily schedule and organise meetings and events on their own, this will not be a difficulty. But for those who are less comfortable managing their work hours freely, the lockdown is an unavoidable challenge to become more independent and diligent. Practice self-discipline, write everything down on your calendar, write checklists, and check off what you were able to get done. If some processes are difficult for you or take you a long time to do, write them down in bullet points so that you can speed them up and stop rushing. It's also worth keeping a daily schedule in which you write down exactly when you want to work on what. Step by step, you will gain confidence and self-assurance. Even after the lockdown, you can benefit from this progress.
Problem: Poor network connection
Solution: Many people still have a poor Internet connection at home. Unfortunately, this is a hurdle that employees now have to take into their own hands. Basically, it helps to turn up the strength of the WIFI, at least during working hours, to attend meetings without video and, in the worst case, to change providers. But what to do if you live in an area that doesn't allow for a better connection? A good option is to go to the office during times when the corona numbers are not so high, as long as you have a room to yourself, or comprehensive attention is paid to the mask requirement and keeping your distance. It is worthwhile discussing this with colleagues so that, if possible, only employees who have difficulty working from home go into the office. It is now also possible to rent ‘work rooms’. These often have a table and chair, running water, disinfectant and sometimes an additional monitor. In the event of a total lockdown, however, you should coordinate with your coworkers and, if possible, take on tasks that require no or only weak WIFI.
Problem: Poor Work-Life Balance
Solution: When you have nothing meaningful to do and can only sit within your own four walls, you often tend to continue working on projects and piling up overtime even after regular work hours. Humans don't cope well with boredom and cling to anything that challenges our brains. The only thing that helps: put your laptop away right after work and create variety at home even during lockdown, so you're not even tempted to sit down to work again. Attend classes online, arrange to hop on a Zoom Call with your friends or family, watch a movie, think about what's missing to decorate your home perfectly, etc. This way, you'll be able to live a reasonably full life during the lockdown while making your home a little more beautiful. (See blog post: Remember when work-life balance was a thing?).
This is what our future business life will most likely look like
According to statistics from Bitkom, 41% of all employees would prefer to work partially from home, 28% prefer to work in the office, 21% would prefer to work only from home, and 10% were already working from home before the pandemic. So, a full 72% of all respondents would like to keep home office at least some of the time. But what about employers? Even before Corona, one in three companies offered home office to employees, according to a survey by Bitkom. And the numbers are rising. Whereas before the pandemic only 3% of the population worked exclusively from home, the figure is now 25%, and even after Corona, around 8% will forgo the office completely. Before the pandemic, 15% already worked partially in the home office. Then, during Corona, it was 20% and the number will probably go up even more once Corona is over.
So, it looks like employers are more supportive of their team working from home. But some CEOs are still skeptical, fearing that employees will only be able to focus optimally in the office, or that team spirit will die out completely if people no longer meet in person. But there is no need to talk about working from home everyday. After all, generally people are most satisfied when they do both types of work and can choose how they spend their time as freely as possible. This way, you can make the most of the advantages that home office brings and, for example, work at home when maintaining Excel spreadsheets or writing articles that require a lot of concentration without unnecessary interruptions and come to the office for group tasks and projects that require a lot of communication. The team sees each other regularly and does not lose touch with each other without employees inside being overwhelmed, because they always have the opportunity to retreat to their own four walls. The bottom line is that if employers are willing to give their employees more freedom and offer both types of work, employees will always be motivated to perform at their best and to judge for themselves what that performance requires.
In den letzten beiden Jahren hat sich für uns alle so einiges an unserem Alltag verändert. Die meisten von uns hätten es bis vor Kurzem wohl kaum für möglich gehalten, dass uns ein Virus so aus der Bahn werfen könnte, und doch sitzen wir nun zum wiederholten Mal im Lockdown fest und die Arbeit wird von zu Hause erledigt.
Was der Segen für manche ist, ist für andere ein Fluch. Viele Menschen mit langem Arbeitsweg und die meisten Eltern haben sich gefreut, dass ihnen diese Umstellung mehr Freiheiten und Zeit mit der Familie ermöglicht. Andere dagegen, wie z. B. ältere Mitarbeiter:innen vermissen dagegen den Austausch mit den Kolleg:innen und tun sich schwer, sich mit der damit verbundenen Technik auseinanderzusetzen. Auch für viele Manager:innen ist die Pandemie nach wie vor eine große Herausforderung und auch Geschäftsführer:innen fragen sich, wie unser Arbeitsleben nach Corona weitergehen wird und sind skeptisch, ob und wie man das Arbeiten zu Hause in Zukunft fortsetzt.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über diese unterschiedlichen Meinungen, Vor- und Nachteile von Homeoffice und wie unser Leben höchstwahrscheinlich nach dem Überwinden der Pandemie aussehen wird.
Wie die Pandemie die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen, verändert hat
Im Februar 2020 gab es bereits die ersten Fälle in Deutschland, die Maskenpflicht wurde bald darauf eingeführt und die ersten Einschränkungen trafen ein. Doch damals konnten wir noch etwas zuversichtlicher mit der Situation umgehen und dachten, die Pandemie wäre bald wieder aus der Welt geschaffen. Auch auf Unternehmen hatte das Virus zunächst keinen allzu großen Einfluss. Die Arbeit konnte weiter ausgeführt werden, im Laufe der Zeit zwar mit Masken und Abstand, aber es war möglich. Die Inzidenz war schließlich noch bei 50 in Deutschland und man war sich sicher, in wenigen Monaten wieder damit abzuschließen.
Doch falsch gedacht. Das Virus breitete sich rasend schnell aus und nach wenigen Monaten der intensiven Forschung war klar, dass es nicht so einfach werden würde, gegen die Pandemie anzukämpfen. Ausgangssperren wurden verhängt, die den Untergang zahlreicher Firmen und Kleinbetriebe einläutete. Auch für die großen Konzerne wurde das Virus schnell zu einem echten Problem und die Unternehmen mussten ihre Mitarbeiter:innen zum Arbeiten nach Hause schicken. Jeder einzelne Prozess musste neu durchdacht werden und es war zunächst schwierig, alle über die aktuellen Projekte auf dem Laufenden zu halten.
Es wurde eifrig an Impfstoffen gearbeitet, die man dann zwischen Dezember 2020 und Januar 2021 erfolgreich auf den Markt brachte. Die Unternehmen begannen also wieder, ihre Mitarbeiter:innen langsam ins Büro zurückzuholen und man war zuversichtlich, die Wirtschaft wieder anzukurbeln. Doch auch dieser Erfolg war nur kurzfristig, da sich nun gefährliche weitere Varianten des Virus ausbreiteten, gegen die die Impfstoffe nur anteilig halfen. Der ganze Prozess schien von vorne zu beginnen und die Lockdownphase wurde erneut eingeleitet. Sprich: Wir werden uns also noch eine ganze Weile mit Corona auseinandersetzen müssen. Doch wie schon oben erwähnt, ist das Arbeiten von zu Hause nicht zwangsläufig schlecht.
Die Vor- & Nachteile von Homeoffice
Vorteile:
- Keine langen Autofahrten, um zur Arbeit zu kommen
- Spart Geld
- Keine Ablenkungen im Büro
- Steigerung der Produktivität
- Bequeme Arbeitskleidung
- Sie können länger schlafen / verbringen weniger Zeit damit, sich vorzubereiten
- Schaffen Sie eine Umgebung, in der Sie sich am wohlsten fühlen
- Sie können von überall aus arbeiten
- Sie werden selbstständiger
- Sie können sich Ihre Stunden nahezu völlig frei einteilen
- Mehr Zeit mit der Familie
- Sie gewöhnen sich an die Technologie, mit der Sie ohnehin vertraut sein sollten
Nachteile:
- Kontakt zwischen Mitarbeiter:innen bricht ab / Austausch bleibt aus
- Es kann schwerer fallen, sich Informationen zu beschaffen
- Langeweile durch den Alltagstrott
- Überforderung durch selbständigen Tagesplan bzw. Arbeitseinteilung
- Physische Unausgeglichenheit, – kein Arbeitsweg, kein Sport nach der Arbeit wegen Lockdown
- Evtl. mangelhaftes Netz
- Schlechte work - life balance
So beseitigen Sie diese Nachteile
Wie Sie sehen, gibt es einige positive Eigenschaften, aber leider auch Stolpersteine, die das Arbeiten von zu Hause mit sich bringt. Was also können Sie und Ihr Arbeitgeber unternehmen, damit Sie gegebenenfalls auch nach der Pandemie noch Homeoffice betreiben können?
Kontakt zwischen Mitarbeiter:innen bricht ab / Austausch bleibt aus:
Sorgen Sie dafür, dass jede Abteilung sich mindestens einmal pro Woche in einem virtuellen Meeting trifft. So werden die essenziellsten Informationen ausgetauscht und das Team bleibt in Kontakt. Natürlich können darüber hinaus beliebig viele Besprechungen abgehalten werden, solange dieses Minimum erfüllt wird. Auch mit Messenger Apps wie Slack sollten Sie täglich arbeiten. So erhalten Sie direktes Feedback zu allen wichtigen Punkten und berechtigte Personen können mithilfe des Chatverlaufs und den praktischen Threads jederzeit und von überall her diese Informationen einsehen. Auch für die Erhaltung Ihres Teamgeists ist Slack sehr nützlich. Erstellen Sie hierfür einen Channel für alle Mitarbeiter:innen Ihrer Firma. Hier können Sie nun Geburtstags- und Weihnachtswünsche senden und Ihre Fotos von (Online) Events posten. Auch spannende Artikel und Zoom Links z. B. für eine gemeinsame virtuelle Pause können Sie bequem teilen.
Ein weiterer wichtiger Tipp für optimale Zusammenarbeit: vor allem zu Zeiten von Corona und Lockdowns ist es wichtig, mit einem intelligenten Tool zu arbeiten, das die wichtigsten Aspekte und die zu priorisierenden Projektphasen beleuchtet und Ihnen hervorragende Zusammenarbeit innerhalb des ganzen Teams ermöglicht. So werden Sie selbst ganz ohne zusammenfinden im Büro, früher mit Ihren Projekten fertig und steigern Ihre Produktivität.
Es kann schwerer fallen, sich Informationen zu beschaffen:
Ein weiterer Nachteil von Homeoffice ist ganz klar, dass Sie es durch den verlorenen Teamgeist und mangelhaften Austausch im Team schwerer haben, sich wichtige Informationen zu beschaffen. Doch wenn Sie Ersteres bereits durch die oben genannten Tipps verbessern konnten, haben Sie schon das Wichtigste zu diesem Punkt beigetragen. Achten Sie zusätzlich noch darauf, ein übersichtliches Ordnersystem aufrechtzuerhalten, sodass alle Mitarbeiter:innen direkten Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente haben. So erleichtern Sie es allen, schnell an wichtige Informationen zu gelangen und sparen eine Menge wertvolle Zeit. Sie können auch jeweils ein Inhaltsverzeichnis an den Anfang der Ordnerstrukturen setzen, sodass jeder mit wenigen Klicks weiß, wo genau sich der gesuchte Unterordner befindet.
Langeweile und physische Unausgeglichenheit:
Wenn man sich 8 Stunden durchgehend am gleichen Ort aufhält, kann man sich schnell langweilen. Auch wenn man geistig gefordert wird, fühlt man sich oft nach einem langen Arbeitstag physisch nicht ausgelastet. Vor allem wenn der sonst so alltägliche Arbeitsweg wegfällt. Dazu kann man sich nicht mehr in einem Restaurant außerhalb zum Mittagessen verabreden und aktive Team Events gibt es auch keine. Selbst nach dem arbeiten kann man sich nicht mehr sportlich betätigen, da alle Fitnessstudios geschlossen haben. So sitzt man den ganzen Tag auf seinem Platz und die längste Strecke führt vom Schreibtisch zur Küche. Man gerät immer weiter in den Alltagstrott und fühlt sich unausgeglichen durch die fehlende körperliche Auslastung. Doch auch hierfür gibt es eine Lösung: Achten Sie auf eine abwechslungsreiche Gestaltung Ihres Zeitplans und verteilen Sie Ihre Aufgaben nach Möglichkeit auf mehrere Tage, sodass Sie nicht den ganzen Tag nur an einer einzigen Aufgabe festhängen. Planen Sie virtuelle Treffen in den Pausen oder trinken Sie zusammen eine Tasse Kaffee zwischendurch. So halten Sie den Kontakt zu Ihren Kollegen aufrecht und können sich gleichzeitig über anstehende Projekte austauschen. Sie können auch mit der ganzen Abteilung einmal pro Woche z. B. einen Yoga- oder Work-out Kurs besuchen, sodass Sie sich gemeinsam sportlich betätigen. Das hält fit und steigert Ihre Motivation und Durchhaltevermögen.
Überforderung durch selbstständigen Tagesplan bzw. Arbeitseinteilung:
Was für manche ein erheblicher Vorteil sein mag, ist für andere eine Überforderung. Homeoffice bringt viele Freiheiten und Flexibilität mit sich. Für Menschen, die gerne selbst ihren Tagesplan gestalten und selbstständig Meetings und Events organisieren, wird dies also keine Schwierigkeit darstellen. Für diejenigen, die sich aber weniger wohl dabei fühlen, ihre Arbeitszeiten frei zu managen, ist der Lockdown eine unumgehbare Challenge, eigenständiger und sorgfältiger zu werden. Üben Sie Selbstdisziplin, notieren Sie sich alles in Ihrem Kalender, schreiben Sie Checklisten und haken Sie ab, was Sie erledigen konnten. Wenn Ihnen manche Prozesse schwerfallen oder Sie sehr lange dazu brauchen, dann schreiben Sie diese in Stichpunkten auf, sodass Sie sie beschleunigen können und nicht mehr ins Rudern kommen. Es lohnt sich auch einen Tagesplan zu führen, in den Sie eintragen, wann Sie was genau bearbeiten möchten. Schritt für Schritt gewinnen Sie an Sicherheit und Selbstvertrauen. Auch nach dem Lockdown können Sie von diesen Fortschritten profitieren.
Mangelhaftes Netz:
Noch immer haben viele Menschen eine schlechte Internetverbindung zu Hause. Eine Hürde, die die Mitarbeiter:innen leider selbst in die Hand nehmen müssen. Grundsätzlich hilft es, die Stärke des WLANs zumindest während den Arbeitszeiten hochzustellen, ohne Video an Meetings teilzunehmen und im schlimmsten Fall den Anbieter zu wechseln.
Doch was tun, wenn man in einem Gebiet wohnt, das keine bessere Verbindung ermöglicht? Eine gute Möglichkeit ist es in Zeiten, in denen die Coronazahlen nicht so hoch sind, ins Büro zu gehen, sofern man einen Raum für sich alleine hat bzw. umfassend auf die Maskenpflicht und Abstandhalten geachtet wird. Dabei lohnt es sich, mit den Kolleg:innen abzusprechen, sodass möglichst nur Mitarbeiter:innen, die schlecht von zu Hause aus arbeiten können, ins Büro gehen. Auch “Arbeitsräume” kann man sich mittlerweile mieten. Diese verfügen oft über einen Tisch und Stuhl, fließendes Wasser, Desinfektionsmittel und manchmal auch einen zusätzlichen Bildschirm. Im Falle eines totalen Lockdowns sollten Sie sich allerdings mit Ihren Mitarbeiter:innen abstimmen und nach Möglichkeit Aufgaben übernehmen, die kein oder nur schwaches WLAN erfordern.
Schlechte Work - Life Balance:
Wenn man nichts Sinnvolles zu tun hat und nur in den eigenen vier Wänden sitzen kann, neigt man oft dazu, auch nach den regulären Arbeitszeiten noch an Projekten weiterzumachen und Überstunden anzuhäufen. Wir Menschen kommen nicht gut mit Langeweile klar und klammern uns an alles, das unser Gehirn fordert. Das Einzige, was dagegen hilft: Packen Sie Ihren Laptop direkt nach der Arbeit weg und schaffen Sie zu Hause auch während dem Lockdown für Abwechslung, sodass Sie gar nicht mehr in Versuchung geraten, sich noch mal an den Rechner zu setzen. Besuchen Sie online Kurse, verabreden Sie sich auf einen Zoom Call mit Ihren Freunden oder Ihrer Familie, schauen Sie einen Film, überlegen Sie sich, was zur perfekten Einrichtung Ihrer Wohnung noch fehlt etc. So werden Sie auch während des Lockdowns ein einigermaßen erfülltes Leben führen können und gleichzeitig Ihr Zuhause ein wenig schöner machen. (Siehe Blogbeitrag: Erinneren Sie sich noch an die Zeit, als Work-Life Balance ein Thema war?)
So wird unser zukünftiges Geschäftsleben höchstwahrscheinlich aussehen
Laut einer Statistik von Bitkom möchten 41 % aller Angestellten am liebsten teilweise Homeoffice betreiben, 28 % ziehen das Arbeiten im Büro vor, 21 % möchten am Liebsten nur von zu Hause aus arbeiten und 10 % arbeiteten bereits vor der Pandemie von zu Hause. Ganze 72 % aller Befragten möchte Homeoffice also mindestens teilweise beibehalten. Doch wie sieht es bei den Arbeitgebern aus? Schon vor Corona hat jedes dritte Unternehmen laut einer Umfrage von Bitkom Homeoffice für die Mitarbeiter:innen angeboten. Und die Zahlen steigen. Während vor der Pandemie nur 3 % der Bevölkerung ausschließlich im Homeoffice arbeitete, sind es nun 25 % und auch nach Corona werden ca. 8 % komplett auf das Büro verzichten. Vor der Pandemie arbeiteten bereits 15 % teilweise im Homeoffice. Während Corona waren es dann 20 % und die Zahl wird wahrscheinlich noch weiter steigen, wenn Corona überwunden ist. Sieht also danach aus, als ob Arbeitgeber das Arbeiten von zu Hause eher befürworten. Doch einige Geschäftsführer:innen sind immer noch skeptisch und befürchten, dass sich die Mitarbeiter:innen nur im Büro optimal fokussieren können oder dass der Teamgeist völlig ausstirbt, wenn man sich nicht mehr im Büro trifft. Doch von 100 %iger Arbeit von zu Hause aus muss ja auch nicht die Rede sein. Die meisten Menschen sind schließlich am zufriedensten, wenn sie beide Arten der Arbeit ausüben, und sich die Zeiteinteilung möglichst frei auswählen können. So können Sie die Vorteile, die Homeoffice mit sich bringt, optimal ausschöpfen und zum Beispiel beim Führen von Excel-Tabellen oder schreiben von Artikeln, die viel Konzentration ohne unnötige Unterbrechungen erfordert, zu Hause arbeiten und bei Gruppenaufgaben und Projekten, die viel Kommunikation verlangen, ins Büro kommen. Das Team sieht sich regelmäßig und verliert nicht den Draht zueinander, ohne dass Mitarbeiter:innen überfordert sind, da sie immer wieder die Möglichkeit haben, sich in den eigenen vier Wänden zurückzuziehen. Das Fazit ist also: Wenn Arbeitgeber sich darauf einlassen, ihren Angestellten mehr Freiheiten einzuräumen und beide Arten der Arbeit anbieten, werden Mitarbeiter:innen stets motiviert sein, besten Leistungen zu erbringen und selbst zu beurteilen, was diese Leistungen erfordert.
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