In a busy workday full of project plans, a multitude of meetings, suppliers, and resources, it can be challenging to keep track of the project business. You talk past each other, your employees don't know who is working on which task, and even in your meetings, you can't really figure out the different circumstances that are being discussed. In addition, you employ freelancers who relieve you of a lot of work, but you cannot check their range of tasks consistently. The confusion is great, and you have the feeling that you have completely lost the overview of your project business. In that case, it is high time to get started with intelligent project management software! You’re interested? We will reveal all the valuable information and benefits you will have by transferring to new software in the following article.
Always keep an overview of the status of projects
With the help of intelligent project management software, you can optimally view the various project phases at any time and from anywhere and be warned automatically when you need to make use of buffers, so you no longer have to worry about time pressure and bottlenecks. Most providers of this type of software even provide AI that sorts tasks by urgency for you and provides different views such as networks and lists that allow you to easily navigate through your projects. This allows you to view your projects from every angle, ensuring that your employees are assigned their tasks accordingly and that everyone is aware of the current project status.
Efficient project planning and time management
One of the most important prerequisites for successful project management is planning for the project's schedule and deadline and allocating time appropriately for it. For this purpose, most companies build buffers worth days for each of the different project phases to ensure that the project is completed in the end. However, hardly anyone thinks about how quickly time stretches out with many buffers halfway through. After all, when time is made available, we usually gladly accept it and wait until the last day to hand it over to the next phase. Instead, it is recommended to use a tool that realistically lists the duration of your project and adds up the respective buffers and appends them to the end of the project. This will prevent unnecessary postponements and allow you to get your products to market faster.
Secure data exchange
Another important aspect that is often neglected is the secure exchange of data. After all, it is important to prevent your valuable plans from being viewed by hackers. Therefore, when purchasing new project management software, you should make sure that it treats your data confidentially and does not pass it on to third parties. It's especially advisable to choose cloud-based software that won't lose any of your data even in the event of hardware failures, will help you get your products to market quickly, and can be used from any device.
Improved collaboration and communication
Without PM software it is much more complicated to work on projects as a team. You can't see who is responsible for which areas and how far they have come with their tasks. What you need is a tool that shows you at any time who is responsible for which tasks and what the status of the projects is. In addition, your employees can enter absences due to illness or vacation directly in the tool and with just a few clicks, align the entire project plan accordingly or delegate tasks, replace responsible persons, etc. In this way, you will never lose track of the situation again and can easily see how you are progressing with the respective projects.
Closer collaboration with suppliers and freelancers
Most manufacturing and engineering companies hire suppliers and freelancers to assist them with their activities and supply them with parts. However, it is often difficult to keep track of how they are making progress with their tasks and orders and the projects can only be completed slowly and with effort. But good PM software solves this problem in no time: You can easily integrate your suppliers and freelancers into the tool and give them the appropriate authority to follow along and document the progress of each project. This way, both sides are always well informed, and schedules can be adjusted quickly and from anywhere if necessary.
Economic budget management, resource management & employee planning
You can also use your new tool to overview and document your budget. This way you can always determine how many resources (parts, building materials, etc.) you still have available and how much of your budget you need / can invest in them. You can also plan your employees and other resources such as time and other capacities, you can quickly and easily enter your project plan and directly check the necessary changes in the network. In this way, you can directly recognize the best approach, and nothing stands in the way of the successful management of resources and employees.
(Home)office
PM software can also work wonders when working from home. Especially when your employees work from home, it is extremely difficult to keep track of your project business and to ensure a punctual handover of the different project phases. But if you use a project management tool, your colleagues are in constant communication with each other and have full control over their tasks even from home.
Simplifies communication
Sometimes it is not enough to simply set someone a task. More information is needed but you may also want to compile a list that helps your colleagues directly understand what is at stake, which steps are a priority, and in which order the rest of the tasks should be executed. With the right PM tool, this is child's play: you can simply enter additional information such as checklists for the respective project in the additional field in the created task, enter it individually in the list view and share it with your colleagues or clarify the order of the tasks with an entry in the network diagram. Also, the task cards in this plan offer you the possibility to add further information.
Increase productivity
Few topics are as highlighted today as productivity and time optimization of tasks. And yet many companies fail to improve their processes and must extend project phases to even think about releasing their product. But if it is so difficult for many to increase productivity, how do you manage to do just that? With PM software, you can. By simply delegating tasks, viewing them from anywhere and from any device, and purposefully building buffers at the end of each project, you can say goodbye to all the stress usually associated with projects and dicey bottlenecks. You also have access to completed projects within the PM tool so you can see how each project went with just a few clicks. Especially for new employees, this is a great advantage as they can find out directly via the tool how similar projects of their company have run in the past and how much time your employees will actually need.
Avoid risks and bottlenecks
Projects with overlapping schedules can quickly lead to bottlenecks. Employees are busy and resources such as components can run short, deliveries get mixed up, employees don't know which project to prioritize, etc. If you are familiar with such occurrences, it is especially important for you to acquire a project management tool. By using such software, you can optimally design your projects thanks to backward planning and specifically avoid bottlenecks. The intelligent tool also warns you of potential risks and even offers faster turnaround times through planning with buffers.
In einem überlaufenen Arbeitsalltag voller Projektpläne, einer Vielzahl von Meetings, Lieferanten und Ressourcen ist es oftmals schwierig, den Überblick über das Projektgeschäft zu behalten. Sie reden aneinander vorbei, Ihre Mitarbeitenden wissen nicht, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet und auch innerhalb Ihrer Meetings werden Sie nicht richtig schlau aus den unterschiedlichen Gegebenheiten, über die diskutiert wird. Darüber hinaus beschäftigen Sie Freelancer, die Ihnen zwar viel Arbeit abnehmen, Sie jedoch deren Aufgabenspektrum nicht einheitlich überprüfen können. Die Verwirrung ist groß und Sie haben das Gefühl, den Überblick über Ihr Projektgeschäft nun vollkommen verloren zu haben. In einem solchen Fall wird es höchste Zeit, mit einer intelligenten Projektmanagement-Software durchzustarten! Interessiert? Alle wichtigen Informationen und Vorteile, die Sie durch einen Transfer zu einer neuen Software haben, werden wir Ihnen im folgenden Artikel offenlegen.
Jederzeitigen Überblick über den Stand der Projekte behalten
Mithilfe einer intelligenten Projektmanagement-Software können Sie die verschiedenen Projektphasen optimal immer und von überall einsehen und werden automatisch gewarnt, wenn Sie Gebrauch von Puffern machen müssen, sodass Sie sich um Zeitdruck und Engpässe keine Sorgen mehr machen müssen. Die meisten Anbieter von Software dieser Art stellen sogar eine KI bereit, die Aufgaben nach Dringlichkeit für Sie sortiert und unterschiedliche Ansichten wie Netzpläne und Listen zur Verfügung stellt, mit denen Sie sich ganz einfach durch Ihre Projekte navigieren können. So können Sie Ihre Projekte aus jedem Blickwinkel betrachten und sicherstellen, dass jedem seine Aufgaben entsprechend zugewiesen sind und alle über den aktuellen Projektstatus Bescheid wissen.
Effiziente Planung von Projekten und Zeiteinteilung
Zu den wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Projektmanagement zählt unter anderem die Planung zum Ablauf und der Frist des Projekts und eine dafür angemessene Zeiteinteilung. Dafür bauen die meisten Firmen für die unterschiedlichen Projektphasen jeweils ein paar Tage Puffer ein, um zu gewährleisten, dass das Projekt am Ende auch wirklich fertiggestellt ist. Es macht sich jedoch kaum jemand Gedanken darüber, wie schnell sich die Zeit mit vielen Puffern auf halber Strecke ausdehnt. Denn wenn die Zeit zur Verfügung gestellt wird, nehmen wir sie meistens gerne an und warten bis zum letzten Tag ab, bis die Übergabe in die nächste Phase stattfindet. Stattdessen empfiehlt es sich, ein Tool zu nutzen, das die Dauer Ihres Projekts realistisch aufführt und die jeweiligen Puffer addiert und ans Projektende anhängt. So verhindern Sie unnötige Aufschiebungen und können Ihre Produkte schneller an den Markt bringen.
Sicherer Austausch der Daten
Ein weiterer wichtiger Aspekt, der leider oft vernachlässigt wird, ist der sichere Datenaustausch. Schließlich gilt es zu verhindern, dass Ihre wertvollen Pläne durch Hacker eingesehen werden können. Deshalb sollten Sie bei der Anschaffung einer neuen Projektmanagement-Software unbedingt darauf achten, dass diese Ihre Daten vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergibt. Besonders empfiehlt es sich hierbei, eine cloud-basierte Software auszuwählen, die auch bei Hardwarefehlern keine Ihrer Daten verliert, Sie dabei unterstützt, Ihre Produkte schnell auf den Markt zu bringen und zudem von jedem Gerät verwendet werden kann.
Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
Ohne eine PM-Software ist es erheblich komplizierter, als Team an Projekten zu arbeiten. Es ist nicht ersichtlich, wer für welche Bereiche verantwortlich ist und wie weit er bei seinen Aufgaben gekommen ist. Was Sie brauchen, ist ein Tool, das Ihnen jederzeit aufzeigt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wie es um den Status der Projekte steht. Außerdem können Ihre Mitarbeitenden Ausfall durch Krankheit oder Urlaub direkt in dem Tool eintragen und mit wenigen Klicks den kompletten Projektplan danach ausrichten bzw. Aufgaben delegieren, Verantwortliche austauschen etc. So verlieren Sie nie wieder den Überblick und können ohne Probleme nachvollziehen, wie Sie mit den jeweiligen Projekten vorankommen.
Engere Zusammenarbeit mit Lieferanten und Freelancern
Die meisten Firmen im Bereich Manufaktur und Ingenieurwesen stellen Lieferanten und Freelancer ein, die sie mit Teilen versorgen und ihnen bei ihren Tätigkeiten unter die Arme greifen. Doch oftmals ist es schwierig nachzuvollziehen, wie weit diese mit Ihren Aufträgen sind und die Projekte können nur langsam und mühevoll zu Ende gebracht werden. Doch auch dieses Problem löst eine gute PM-Software im Handumdrehen: Sie können Ihre Lieferanten und Freelancer ganz einfach im Tool integrieren und ihnen die angemessenen Befugnisse erteilen, die zur Mitverfolgung und Dokumentation des jeweiligen Projektverlaufs dienen. So sind beide Seiten stets bestens informiert und die Zeitpläne können wenn nötig schnell und von überall angepasst werden.
Sparsames Management des Budgets, Ressourcenmanagement & Mitarbeiterplanung
Auch zur Übersicht und Dokumentation Ihres Budgets können Sie Ihr neues Tool anwenden. So können Sie stets ermitteln, wie viele Ressourcen (Teile, Baumaterial etc.) Ihnen noch zur Verfügung stehen und wie viel von Ihrem Budget Sie dafür benötigen / investieren können. Auch Mitarbeiterplanung können Sie betreiben und andere Ressourcen wie z.B Zeit und weitere Kapazitäten können Sie schnell und einfach in Ihren Projektplan einpflegen und direkt die dafür nötigen Veränderungen im Netzplan überprüfen. So erkennen Sie direkt die beste Herangehensweise und dem erfolgreichen Management der Ressourcen und der Mitarbeitenden steht nichts mehr im Wege.
(Home)office
Auch beim Arbeiten von zu Hause kann eine PM-Software Wunder wirken. Denn gerade wenn Ihre Mitarbeitenden Homeoffice betreiben, ist es extrem schwierig, den Überblick über Ihr Projektgeschäft zu behalten und eine pünktliche Übergabe der verschiedenen Projektphasen zu gewährleisten. Setzen Sie aber ein Projektmanagement-Tool ein, stehen Ihre Kolleg:innen im ständigen Austausch miteinander und haben auch von zu Hause die volle Kontrolle über ihre Aufgaben.
Vereinfacht die Kommunikation
Manchmal reicht es nicht aus, jemandem einfach nur eine Aufgabe einzustellen. Weitere Informationen werden benötigt, vielleicht möchten Sie aber auch eine Liste zusammenstellen, die Ihren Kolleg:innen hilft, direkt nachzuvollziehen, um was es geht, welche Schritte Priorität haben und in welcher Reihenfolge der Rest der Aufgaben ausgeführt werden soll. Mit dem richtigen PM-Tool geht dies kinderleicht: Sie können weitere Informationen wie Checklisten zum jeweiligen Projekt einfach in das zusätzliche Feld in der erstellten Aufgabe eintragen, in der Listenansicht einzeln hinzufügen und mit Ihren Kollegen Teilen oder die Reihenfolge der Aufgaben mit einem Eintrag im Netzplan verdeutlichen. Auch die Aufgabenkarten in diesem Plan bieten Ihnen die Möglichkeit weitere Informationen zu notieren.
Steigerung der Produktivität
Wenige Themen werden heutzutage so beleuchtet wie Produktivität und zeitliche Optimierung von Aufgaben. Und trotzdem schaffen viele Unternehmen es nicht, Ihre Prozesse zu verbessern und müssen Projektphasen verlängern, um überhaupt an die Veröffentlichung ihres Produkts denken zu können. Doch wenn es vielen so schwerfällt, die Produktivität zu steigern, wie schaffen Sie es, genau dies zu bewerkstelligen? Mit einer PM-Software klappt es bestimmt. Durch einfaches delegieren von Aufgaben, Einsicht von überall und von jedem Gerät und gezieltem Einbauen von Puffern am Ende jedes Projekts können Sie sich von dem ganzen Stress, der sonst mit Projekten verbunden ist und brenzligen Engpässen verabschieden. Außerdem haben Sie auch auf die abgeschlossenen Projekte innerhalb des PM-Tools Zugriff, sodass Sie mit wenigen Klicks einsehen können, wie die Projekte jeweils gelaufen sind. Gerade für neue Mitarbeitenden bietet dies einen großen Vorteil, da diese sich direkt über das Tool informieren können, wie ähnliche Projekte ihrer Firma in der Vergangenheit gelaufen sind und wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden tatsächlich brauchen werden.
Risiken und Engpässe vermeiden
Bei Projekten, deren Zeiteinteilung sich mit der eines anderen überschneiden, kann es schnell zu Engpässen kommen. Die Mitarbeitenden sind ausgelastet und Ressourcen wie z. B. Bauteile können knapp werden, die Lieferungen kommen durcheinander, die Mitarbeitenden wissen nicht, welches Projekt sie priorisieren sollen etc. Wenn Ihnen solche Vorkommnisse bekannt vorkommen, ist es besonders wichtig für Sie, sich ein Projektmanagement-Tool anzuschaffen. Durch das Einsetzen einer solchen Software können Sie Ihre Projekte dank Rückwärtsplanung optimal auslegen und gezielt Engpässe vermeiden. Das intelligente Tool warnt Sie zudem vor potenziellen Risiken und bietet sogar durch die Planung mit Puffern schnellere Durchlaufzeiten.
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