Over the past two years, we have seen our fair share of heartache and tragedy. Between the global pandemic and a rise in political discourse, the outset looked bleak. Shining glimmers of hope, generated by reduced governmental reach and push back on voter suppression brought smiles to our faces and a taste for “the good old days”. But the aches felt by us are nothing in comparison of those who have and are currently being displaced due to political turmoil, military invasions, and complete devastation.
Over the past couple of weeks, we saw both the best and worst of humanity. On one side, there were vicious attacks on civilians, families, even children, and a growing stretch of biased media and propaganda fuelling false ideologies. But on the other side, a coming together of people globally in support and solidarity for their fellow man, whom they believe have been unjustly and unfairly targeted in an unwarranted attack. Governments sanctioning those who they believed to be breaking human rights laws, and protesters gathering even in regions where the idea of voicing their belief might put both them and their families at risk.
This plight has caused for many to seek refuge in neighbouring countries, leaving their lives, belongings, and even family members behind seeking a haven. With the number of refugees at unprecedented levels, the need for humanitarian aid is at an all-time high as hundreds of thousands - soon to be millions - seek shelter, food, and clothing. Men, women and children alike, and let us not forget the animals.
With such catastrophes, comes the need for organsions, business, charities and individuals to come together in order to facilitate aid and enable relief to those affected. This type action tends to be last minute and at magnified levels. Trying to create order during this sense of crisis and panic can seem fruitless, but without good project and resource management, the efforts will become chaotic, causing unreliable mishaps, confusion and above all else, ending in those who are already in need suffering even more unjust humiliation, is a time where they need us to respect them and their dignity.
Between the organizing and training of volunteers, manning aid budgets and supplies, managing logistical efforts and not to mention the medical assistance required, all within a limited time frame as a crisis response is overwhelming. Project and resource managers, in this field and any associated with it are working on overdrive and usually at their wits end. But the reward and the meaning behind such work, means facing that struggle is more than worthwhile.
But what do project and resource managers within this field actually do? And how is technology aiding in their efforts?
Sourcing, training, and enabling volunteers
No matter the disaster, having feet on the ground to handle and cater to the essential needs of disaster relief is priority number one. This can be a mass of red-tape, bureaucracy and limited resources, and will require a lot of knowledge-sharing, on-site and off-site planning and of course the sourcing of new volunteers. In times of crisis, project and resource managers have to utilize initiative, empathy and negotiation skills, applying a logical approach in an often chaotic environment.
In today's world, innovative technology has made a major impact, with NGOs, charities and governments all utilizing project and resource management software to bring structure to their volunteering efforts. This makes it possible to drive better collaboration and communication between channels, whether teams are on the ground or the suppliers and manufacturers of aid. Scheduling enables those managing the volunteering efforts to keep an eye on resources and restructure or re-instate posts promptly. Improved collaboration tools within the project setting enable volunteers, aid workers and medics to share feedback and upskill through knowledge sharing.
Taking care of the vulnerable
Once the aid workers have been soured and allocated, the next priority is to approach the victims of such dire circumstances with compassion, empathy and understanding. Many face barriers of language, age and cultural fears, not to mention discrimination. Protecting their dignity and maintaining their safety is of the utmost importance.
Project and resource managers need to work conscientiously knowing that they’re dealing with the most vulnerable of society, and that panic and dismay are rampant amongst the victims. That means following strict guidelines is very difficult and utilizing buffers within the planning and execution phase is essential. In this area, the project and resource managers must communicate with ground staff to establish the urgent requirements of those affected, be it medical, temporary shelter or food and water supplies. Then they must relay this to local authorities, governments aids and food suppliers. Historically, this was a far greater and more time-consuming effort than it is today. Tools enable project workers to share the above details and plan for logistical supplies, granting victims greater access to aid in a timelier fashion.
Managing budgets and supplies
Unfortunately, even in war-torn areas international relief and aid are not in endless supply. Ensuring that aid is efficiently managed, budgets are handled correctly, and that sourcing of additional aid is prioritized and promoted is a huge task to tackle for those within the space. Project and resource managers need to work with their ground staff, couriers and logistics teams and of course financial advisors to ensure the distribution of aid is spread evenly and that nothing goes to waste. Modern tools enable teams both on and off-site to enter details and constantly update their project plans to ensure nothing falls between the cracks. This allows for organizations to understand the supply of aid, and for project managers to task teams with essential tasks as supplies are met.
Making sure efforts are transparent
As with any humanitarian crisis, transparency is a vital component for aid relief, be that regarding the current situation or how efforts are being managed. Whilst we all feel empathetic towards the victims of the tragedy, there are those few who take advantage of such opportunities, whether that’s financially, or at the cost of human dignity. Project managers and resource workers need to work closely with ground staff, from social workers, volunteers and medics to keep an overview of all the tasks at hand, who is doing what and who’s looking after who, this needs to be documented in detail and accessed by authoritative, legal and financial protectors and is in the interest of the greater good. Previously to now, this was a huge accounting and administrative task, but in today's tech landscape project workers can utilize technology to grant transparency from the get-go, allowing them to focus on the more pressing and urgent matters at hand.
Just like with any crisis, humanitarian aid and disaster relief are logistical nightmares, project and resource minefields and above all else need to be managed with care and compassion. Those who work in any capacity within such an environment deserve the utmost respect and acknowledgment. What we touched on above is just the tip of what’s involved as a project and resource manager, in a humanitarian capacity and even what we discussed is broad and, in another sector, a huge responsibility. We here at Allex, want to thank all of those who work, within and under such conditions, be the project professionals, volunteers, and even the victims, who even through such personal violations, manage to stay strong. Hero, does not even come close enough to complement this bravery.
In den letzten zwei Jahren haben wir eine Menge Leid und Tragödien erlebt. Zwischen der weltweiten Pandemie und einer Zunahme des politischen Diskurses sah es anfangs düster aus. Die Hoffnungsschimmer, die durch den geringeren Einfluss der Regierungen und den Widerstand bezüglich der Einschränkungen der Wählerrechte entstanden sind, haben uns ein Lächeln ins Gesicht gezaubert und uns an die "guten alten Zeiten" erinnert. Aber die Sorgen, die wir ertragen mussten, sind nichts im Vergleich zu denen, die aufgrund von politischen Unruhen und militärischen Invasionen entstehen: Menschen werden aus ihrer Heimat vertrieben, ihr Lebensraum wird zerstört.
In den letzten Wochen haben wir sowohl die besten als auch die schlimmsten Züge der Menschheit erlebt. Zwischen bösartigen Angriffen auf Zivilisten, Familien und sogar Kinder und einem wachsenden Ausmaß an parteiischen Medien und Propaganda, die falsche Ideologien anheizen. Auf der anderen Seite kamen Menschen weltweit und in Massen zusammen, um ihre Mitmenschen zu unterstützen und sich mit ihnen zu solidarisieren, weil sie der Meinung waren, dass sie Ziel eines ungerechtfertigten Angriffs waren. Regierungen, die Sanktionen gegen Menschen verhängen, die ihrer Meinung nach gegen die grundlegenden Menschenrechte verstoßen, und sogar Demonstranten in Regionen, in denen Meinungen nicht geäußert werden können, ohne sich selbst und seine Familien in Gefahr zu bringen.
Diese Notlage hat viele dazu veranlasst, in Nachbarländern Zuflucht zu suchen und ihr Leben, ihr Hab und Gut und sogar ihre Familienangehörigen zurückzulassen, um einen Zufluchtsort zu finden. Die Zahl der Flüchtlinge ist so hoch wie nie zuvor und der Bedarf an humanitärer Hilfe enorm, denn Hunderttausende brauchen das Nötigste an Unterkünften, Nahrung und Kleidung, um zu überleben - Männer, Frauen und Kinder gleichermaßen und nicht zu vergessen die Tiere. Diese Zahl wird weiter ansteigen, bis es schließlich Millionen an Menschen sind.
Bei solchen Katastrophen müssen Unternehmen, Wohltätigkeitsorganisationen und Menschen zusammenkommen, um Hilfe zu leisten und den Betroffenen, wo es nur geht, unter die Arme zu greifen. Diese Maßnahmen erfolgen in der Regel in letzter Minute und in größerem Umfang. Der Versuch, in diesem Gefühl der Krise und Panik Ordnung zu schaffen, kann unmöglich erscheinen, aber ohne ein gutes Projekt- und Ressourcenmanagement werden die Bemühungen chaotisch und führen zu unzuverlässigen Pannen, Verwirrung und vor allem dazu, dass diejenigen, die bereits in Not sind, eine noch ungerechtere Demütigung erleiden, und das in einer Zeit, in der sie unseren Respekt brauchen.
Die Organisation und Ausbildung von Freiwilligen, die Zusammenstellung von Hilfsbudgets und Vorräten, die Verwaltung der logistischen Anstrengungen und nicht zuletzt die erforderliche medizinische Hilfe innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens als Krisenreaktion sind überwältigend. Projekt- und Ressourcenmanager in diesem Bereich arbeiten auf Hochtouren und sind in der Regel mit ihrem Latein am Ende. Aber der Sinn, der hinter einer solchen Arbeit steht, bedeutet, dass es sich mehr als lohnt, sich diesem Kampf zu stellen.
Doch was tun Projekt- und Ressourcenmanager in diesem Bereich eigentlich? Und wie hilft ihnen die Technologie bei ihren Bemühungen?
Beschaffung, Schulung und Befähigung von Freiwilligen
Ganz gleich, um welche Katastrophe es sich handelt, vor Ort zu sein, hat oberste Priorität, um den grundlegenden Bedürfnissen der Katastrophenhilfe gerecht zu werden. Dies kann eine Fülle von bürokratischen Hürden, begrenzten Ressourcen, tiefgreifendem Wissensaustausch, Planungen vor Ort und außerhalb des Geländes und natürlich die Suche nach neuen Freiwilligen bedeuten. In Krisenzeiten müssen Projekt- und Ressourcenmanager Initiative, menschliche Emotionen und Verhandlungsgeschick sowie einen logischen Ansatz für ein kathastrophenähnliches Umfeld nutzen, um einen Plan in die Tat umzusetzen, der eine maximale Kapazität für Hilfe und Entlastung in großem Umfang ermöglicht. In der heutigen Welt hat innovative Technologie einen großen Einfluss: NRO, Wohltätigkeitsorganisationen und staatliche Hilfsorganisationen nutzen Projekt- und Ressourcenmanagement-Software, um ihre Freiwilligenarbeit zu strukturieren. Dies ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Kanälen, Wetterteams vor Ort oder Hilfslieferanten. Die Zeitplanung ermöglicht es den Verantwortlichen für die Freiwilligenarbeit, die Ressourcen im Auge zu behalten und Stellen bei Bedarf rechtzeitig umzustrukturieren oder neu zu besetzen. Verbesserte Tools für die Zusammenarbeit im Rahmen des Projekts ermöglichen es Freiwilligen, Hilfsorganisationen und Medizinern, Feedback auszutauschen und ihr Wissen zu erweitern.
Fürsorge für die Bedürftigen
Sobald die Helfer eingeteilt sind, besteht die nächste Priorität darin, den Opfern dieser schrecklichen Umstände mit Mitgefühl, Empathie und Verständnis zu begegnen. Viele sind mit sprachlichen, altersbedingten und kulturellen Barrieren konfrontiert, ganz zu schweigen von Diskriminierung. Der Schutz ihrer Würde und die Wahrung ihrer Sicherheit sind von größter Bedeutung.
Projekt- und Ressourcenmanager müssen in diesem Bereich gewissenhaft arbeiten, da sie wissen, dass sie es mit den Schwächsten der Gesellschaft zu tun haben und Panik und Bestürzung unter den Opfern weit verbreitet sind. Das bedeutet, dass die Einhaltung strenger Richtlinien fast unmöglich ist und dass in der Planungs- und Ausführungsphase unbedingt ein Puffer eingeplant werden muss. In diesem Bereich müssen die Projekt- und Ressourcenmanager mit dem Personal vor Ort kommunizieren, um den dringenden Bedarf der Betroffenen zu ermitteln, sei es in Bezug auf medizinische Versorgung, Notunterkünfte oder Lebensmittel- und Wasserversorgung. Anschließend müssen sie diese Informationen an die örtlichen Behörden, die staatlichen Hilfsorganisationen und die Lebensmittellieferanten weiterleiten. In der Vergangenheit war dies ein weitaus größerer und zeitintensiver Aufwand als heute. Mit Hilfsmitteln können die Projektmitarbeiter die oben genannten Details austauschen und die logistische Versorgung planen, sodass die Opfer schneller Zugang zu Hilfe erhalten.
Verwaltung von Budgets und Lieferungen
Leider gibt es selbst in Kriegsgebieten nicht unendlich viele internationale Hilfsgüter. Die Sicherstellung einer effizienten Verwaltung von Hilfsgütern, der korrekten Handhabung von Budgets und der Priorisierung und Förderung der Beschaffung zusätzlicher Hilfsgüter ist eine große Aufgabe für die Mitarbeiter in diesem Bereich. Projekt- und Ressourcenmanager müssen mit ihrem Bodenpersonal, den Kurier- und Logistikteams und natürlich den Finanzberatern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Hilfsgüter gleichmäßig verteilt werden und nichts verschwendet wird. Moderne Tools ermöglichen es den Teams vor Ort und im Ausland, Details einzugeben und ihre Projektpläne ständig zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt. Auf diese Weise können die Organisationen die Versorgung mit Hilfsgütern nachvollziehen, und die Projektleiter können die Teams mit wichtigen Aufgaben betrauen, wenn die Versorgung sichergestellt ist.
Bemühungen transparent machen
Wie bei jeder humanitären Krise ist Transparenz ein wesentlicher Bestandteil der Hilfeleistung, sei es in Bezug auf die aktuelle Situation oder die Art und Weise, wie die Maßnahmen durchgeführt werden. Während wir alle mit den Opfern der Tragödie mitfühlen, gibt es einige wenige, die solche Gelegenheiten ausnutzen, sei es aus finanziellen Gründen oder auf Kosten der Menschenwürde. Projektleiter und Einsatzkräfte müssen eng mit dem Personal vor Ort zusammenarbeiten, von Sozialarbeitern über Freiwillige bis hin zu Sanitätern, um den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten, wer was tut und wer sich um wen kümmert; dies muss detailliert dokumentiert werden und ist im Interesse des Allgemeinwohls für die zuständigen Stellen, die Rechts- und Finanzbehörden zugänglich. Früher war dies eine riesige buchhalterische und administrative Aufgabe, aber in der heutigen Technologie-Landschaft können Projektmitarbeiter die Technologie nutzen, um von Anfang an Transparenz zu gewährleisten, sodass sie sich auf die dringlicheren und wichtigeren Angelegenheiten konzentrieren können.
Wie bei jeder Krise sind humanitäre Hilfe und Katastrophenhilfe logistische Albträume, Projekte und Ressourcen stehen bei der Administrierung im Mittelpunkt und müssen vor allem mit Sorgfalt und Mitgefühl verwaltet werden. Diejenigen, die bei diesen Funktionen mithelfen und in einem solchen Umfeld arbeiten, verdienen höchsten Respekt und Anerkennung. Was wir oben angesprochen haben, ist nur ein kleiner Teil dessen, was man als Projekt- und Ressourcenmanager in einer humanitären Einrichtung zu tun hat, und selbst das, was kürzlich beschrieben wurde, ist breit gefächert und in einem anderen Sektor eine große Verantwortung.
Wir von Allex möchten all jenen danken, die unter solchen Bedingungen arbeiten, seien es die Projektmitarbeiter, die Freiwilligen oder auch die Opfer, die trotz dieser persönlichen Verletzungen stark bleiben. Der Begriff "Held" reicht nicht einmal annähernd aus, um diese Tapferkeit zu beschreiben.
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