How to manage your projects over the holidays
Slowly but surely, we're approaching the holiday season, and are looking forward to buying presents, baking cookies, visiting Christmas markets and making good New Year's resolutions. What initially sounds like a relaxed phase is in fact often a rather stressful process, so much that many people now breathe a sigh of relief when the festivities are over. It's a shame, really, because Christmas is the holiday you want to spend carefree with your family and take time out to reflect on the past year.
But according to a survey, 42% of all project managers experience December as the most stressful and chaotic month of the entire year. Once you think about it, that's not much of a surprise, because if the already stressful errands for the run-up to Christmas haven't thrown you off track yet, it's certainly the inevitable chaos that ensues at most companies during this time. Even without all the preparations and the battle on the checkout line that reliably happens in department stores every year-end, project management is no easy task. Projects need to be structured, resources and tasks need to be perfectly aligned, timelines need to be created, and suppliers need to be included as partners. All with the satisfaction of your customers in mind.
So, in order to take your burden off your shoulders and give you a relaxing start to the holiday season, we decided to write a blog with a couple of helpful tips and tricks by breaking down how you and your company can have a relaxing holiday season.
Write task lists and stick to your schedule
Of course, the most important thing is to work with precise task lists, set deadlines and share them with your team. This way, everyone has a direct overview of the project business and knows exactly which tasks need to be prioritized. Some project management software also has an AI that automatically sorts your tasks by relevance and deadline. This gives you the best possible overview of your tasks.
Also, be sure to keep your business and personal to do lists separate. Especially in December, when you need to run some errands for your family and friends. Otherwise, you'll find yourself switch tasking again and again, for example, quickly ordering a gift when you should actually be taking care of an important project.
Dealing with deadlines the right way
Especially during the Christmas season, it becomes difficult to meet schedules, as many companies use the last month of the year to plan for next year. In addition, everyone's mind is already on the preparations they need to make over the next few weeks, and then it's not uncommon to hit a deadline. This is especially annoying when it is a client's project. That's why it's helpful to let your colleagues and clients know sooner rather than later to be on the safe side. It is important to be in constant communication with your team members, suppliers and clients. Project management software suitable for this purpose can also be helpful here. For example, if you choose a tool that gives your suppliers limited access to your projects, it will be easier for everyone involved to keep track of things and organize handovers in a timely manner. This way, you'll resolve another part of the chaos and always know which phase your project is in, no matter where you are.
Add additional buffers
However, this will only allow you to deliver a portion of your projects on time. Because if there is more time left in a certain phase than estimated, the buffer will still be used so that the boss doesn't get the idea to give the respective team less time to work on this very phase in the future. This way, a lot of time is wasted that could have certainly been used elsewhere during the course of the project.
Therefore, put all the buffers that you have calculated for the project phases at the end of the whole project. This way you will prevent time from stretching out.
Another tip for the pre-Christmas period: keep in mind that some of your colleagues will be on vacation in December and be a bit more generous with the buffers. That way, you can better prepare yourself and your clients for longer handover times, and you can leave deadlines behind completely, at best, even in December. Everyone can understand that sometimes projects take a little longer and if you communicate this clearly in advance, no one will put pressure on you afterwards.
Assert yourself
Even during the reflective Christmas season, it's important to follow through if you have to. Of course, all your colleagues are already in the Christmas spirit, but that doesn't mean you should take projects lightly. Some people, unfortunately, whether it's summer or winter, have to be motivated in order to work and be repeatedly reminded to complete their tasks.
So if employees aren't getting things done on time, keep encouraging them to do so. Set deadlines and ask when the project will be finished as early as a week before the buffer is reached. If you need people to proofread designs, for example, agree that you will publish them after the deadline is reached, regardless of whether the second person has looked them over by then or not. This will give your colleagues the incentive to actually look at important documents.
If that doesn't help, get into the habit of writing regular emails to your colleagues clearly listing deadlines. If your co-workers still don't get back to you, you'll have written proof up your sleeve.
Put holidays and vacations on the calendar
The summer months and the run-up to Christmas are peak times for vacations in almost every company. Especially then, it's extremely important to coordinate well and make sure there are always enough colleagues in the office. The best way to do this is with a shared digital vacation planner. Make sure that everyone enters their vacation days and remind your colleagues to do so regularly. This way, you can always keep track of everything and determine the extent of projects and the buffer accordingly.
How to stay on top of things
Get into the habit of always taking notes at meetings. Especially when meeting externally with your clients, pay close attention to what deadlines are mentioned, how much money should go into the budget, and how long it may take you to complete the job.
Then rephrase your notes into an email and send it to everyone that participated in the meeting. That way, you'll have your client's promises in writing and can prove you've kept all agreements in dicey situations.
Celebrate Christmas in the office
Lastly, after ticking off all the essential points about project management, let's share a few tips on how you can make the Christmas season enjoyable for your employees.
The best way to do this is to brighten up the atmosphere in your office a bit. Get a small Christmas tree that you can decorate together, bring fresh Christmas cookies for your employees every now and then, organize a Secret Santa activity where everyone gets a little something for someone else. It's a great way to declutter your own home a bit and give someone else a treat at the same time. Especially for long meetings in the office, you can also make the effort to bring a cake and coffee from the bakery and decorate the room for Christmas.
Of course, a Christmas party is not to be missed. Pay attention to the wishes of your colleagues. If they like to dress up and appreciate good food, you can book a formal restaurant. However, if you and your team like it more casual, you can also consider celebrating at the office or booking a fun location such as an Escape Room. Whatever it is, it should resonate with your team. A small gift for your employees and clients is also a nice start into the Christmas party. Something personal, like homemade cookies, a special kind of tea or a personalized item is always well received.
Langsam, aber sicher nähern wir uns der Weihnachtszeit und freuen uns schon alle darauf, Geschenke zu kaufen, Plätzchen zu backen, und uns gute Vorsätze fürs neue Jahr zu überlegen. Was sich zunächst nach einer entspannten Phase anhört, ist in Wahrheit oftmals ein eher stressiger Prozess, sodass viele Menschen mittlerweile drei Kreuze machen, wenn alle Festlichkeiten vorüber sind. Eigentlich schade, schließlich ist Weihnachten das Fest, das man sorglos mit der Familie verbringen möchte und bei dem man sich Zeit für sich nimmt, das letzte Jahr zu reflektieren.
Doch laut einer Umfrage erleben 42% aller Projektmanager:innen den Dezember als stressigsten und unübersichtlichsten Monat des ganzen Jahres. Wenn man einmal darüber nachdenkt, ist das keine große Überraschung, denn wenn uns die ohnehin schon anstrengenden Besorgungen für die Vorweihnachtszeit und Heiligabend noch nicht aus der Bahn werfen, ist es ganz sicher das fast unumgängliche Chaos, das bei den meisten Unternehmen während dieser Zeit entsteht. Neben den üblichen Abläufen wie Projekte strukturieren, Ressourcen- und Aufgabenverteilung abstimmen, Zeitpläne erstellen und Lieferanten als Partner einbeziehen, kommen einige weitere Dinge dazu. Zum Beispiel müssen Sie Pläne, Statistiken und Besprechungen bezüglich des Jahresrückblicks, sowie Vorbereitungen aufs nächste Jahr, neue Mitarbeiter:innen, etc. abwickeln, alles unter Berücksichtigung der Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Um Ihnen Ihre Last von den Schultern zu nehmen und Ihnen einen entspannten Einstieg in die Weihnachtszeit zu ermöglichen, haben wir uns deshalb dazu entschlossen, einen Blogpost mit einer Reihe an hilfreichen Tipps und Tricks zu schreiben, indem wir aufschlüsseln, wie Sie und Ihre Firma eine erholsame Weihnachtszeit haben können und wie Sie Ihren privaten Vorweihnachtsstress abkoppeln von dem Jahresendspurt in der Firma.
Schreiben Sie Aufgabenlisten und halten Sie sich an Ihren Zeitplan
Am wichtigsten ist es natürlich, mit präzisen Aufgabenlisten zu arbeiten, Deadlines zu setzen und diese mit Ihrem Team zu teilen. So hat jeder den direkten Überblick über das Projektgeschäft und weiß genau, welche Aufgaben priorisiert zu bearbeiten sind. Einige Projektmanagment-Software haben auch eine KI, die Ihre Aufgaben automatisch nach Relevanz und Deadline sortiert. So haben Sie den optimalen Überblick über Ihre Aufgaben.
Außerdem sollten Sie Ihre geschäftlichen- und privaten To-do-Liste unbedingt getrennt halten. Vor allem im Dezember, wenn Sie einige Besorgungen für Ihre Familie und Freunde machen müssen. Sonst werden Sie sich immer wieder dabei ertappen, Switch tasking zu betreiben und zum Beispiel schnell ein Geschenk bestellen, wenn Sie sich eigentlich um ein wichtiges Projekt kümmern sollten.
Richtiger Umgang mit Deadlines
Gerade in der Weihnachtszeit wird es schwierig, Zeitpläne einzuhalten, da viele Firmen den letzten Monat im Jahr nutzen, um einen Plan fürs nächste Jahr zu erstellen. Zudem sind alle in Gedanken schon bei den Vorbereitungen, die sie in den nächsten Wochen treffen müssen und dann kommt es nicht selten vor, eine Deadline zu überschreiten. Dies ist besonders ärgerlich, wenn es sich um ein Kundenprojekt handelt. Darum ist es hilfreich, Ihre Kolleg:innen und Kunden lieber früher als später zu informieren, um auf der sicheren Seite zu sein. Es ist wichtig, dass Sie im ständigen Austausch mit Ihren Teammitgliedern, Zulieferern und Kunden sind. Auch hierbei kann eine dafür geeignete Projektmanagement Software hilfreich sein. Wenn Sie sich z.B. für ein Tool entscheiden, das Ihren Lieferanten begrenzten Zugang zu Ihren Projekten ermöglicht, wird es für alle Beteiligten einfacher, den Überblick zu behalten und Übergaben rechtzeitig zu organisieren. So lösen Sie einen weiteren Teil des Chaos auf und wissen immer und überall, in welcher Phase ihr Projekt sich gerade befindet.
Fügen Sie zusätzliche Puffer ein
Allerdings können Sie damit nur einen Teil der Projekte rechtzeitig abliefern. Denn falls in einer bestimmten Phase mehr Zeit übrig bleibt, als geschätzt, wird der Puffer trotzdem verwendet, damit der Chef nicht auf die Idee kommt, dem jeweiligen Team in Zukunft weniger Zeit für die Bearbeitung der Phase zu geben. So wird eine Menge Zeit vergeudet, die im Laufe des Projekts sicher anderweitig hätte genutzt werden können.
Setzen Sie deshalb alle Puffer, die Sie für die Projektphasen ausgerechnet haben ans Ende des ganzen Projekts. So verhindern Sie, dass sich die Zeit ausdehnt.
Ein weiterer Tipp für die Vorweihnachtszeit: bedenken Sie, dass im Dezember einige Ihrer Kolleg:innen im Urlaub sein werden und seien Sie etwas großzügiger mit den Puffern. So können Sie sich und Ihre Kunden besser auf längere Übergabezeiten in den unterschiedlichen Phasen Ihres Projekts vorbereiten und können Deadlines selbst im Dezember bestenfalls komplett hinter sich lassen. Jeder kann nachvollziehen, dass Projekte eben manchmal etwas länger gehen und wenn Sie das schon im Voraus klar kommunizieren, wird Ihnen niemand im Nachhinein Druck machen.
Setzen Sie sich durch
Auch in der besinnlichen Weihnachtszeit ist es wichtig durchzugreifen, wenn es sein muss. Natürlich sind all Ihre Kolleg:innen schon in Weihnachtsstimmung, das heißt aber nicht, dass Sie Projekte auf die leichte Schulter nehmen sollten. Manche Menschen muss man leider, egal ob Sommer oder Winter, immer wieder zum Arbeiten motivieren und sie immer wieder daran erinnern, ihre Aufgaben zu erledigen.
Wenn Mitarbeiter:innen also ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen, sollten Sie sie immer wieder dazu ermutigen. Setzen Sie Deadlines und fragen Sie bereits eine Woche vor Erreichung des Puffers nach, wann das Projekt fertig sein wird. Wenn Sie Mitarbeiter:innen zur Korrektur von z.B. Designs brauchen, vereinbaren Sie, dass Sie diese nach Erreichung der Deadline veröffentlichen, egal ob die zweite Person bis dahin darübergeschaut hat, oder nicht. Das gibt Ihren Kolleg:innen den Ansporn, sich wichtige Dokumente auch wirklich anzuschauen.
Wenn das nicht hilft, gewöhnen Sie sich an, regelmäßig Mails an Ihre Kolleg:innen zu schreiben, in denen Sie die Fristen deutlich auflisten. Falls sich Ihre Mitarbeiter:innen dann immer noch nicht melden, haben Sie einen schriftlichen Beweis in der Hinterhand.
Feiertage und Urlaub in den Kalender eintragen
Die Sommermonate und die Vorweihnachtszeit sind fast in jeder Firma Stoßzeiten für Urlaub. Gerade dann ist es extrem wichtig, sich gut abzustimmen und darauf zu achten, dass immer genug Kolleg:innen im Büro sind. Das geht am besten mit einem gemeinsamen digitalen Urlaubsplaner. Sorgen Sie dafür, dass jeder seine Urlaubstage dort einträgt und erinnern Sie Ihre Kolleg:innen regelmäßig, dies zu tun. So behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick und können die Ausmaße an Projekten und den Puffer entsprechend festlegen.
So behalten Sie den Überblick
Gewöhnen Sie sich an, bei Meetings immer ein paar Notizen zu machen. Vor allem bei einem externen Gespräch mit Ihren Kunden sollten Sie genau darauf achten, welche Fristen genannt werden, wie viel Geld in das Budget fließen soll und wie lange Sie für den Auftrag brauchen dürfen.
Formulieren Sie Ihre Notizen dann in eine Mail um und senden Sie sie an alle Teilnehmer des Meetings. So haben Sie die Versprechungen Ihrer Kunden im Schriftverkehr und können in brenzligen Situationen nachweisen, dass Sie sich an alle Abmachungen gehalten haben.
Weihnachten im Büro feiern
Zuletzt, nachdem wir alle essenziellen Punkte zum Thema Projektmanagement abgehakt haben, wollen wir noch ein paar Tipps geben, wie Sie die Weihnachtszeit für Ihre Mitarbeiter:innen angenehm gestalten können.
Am besten funktioniert dies, wenn Sie die Atmosphäre in Ihrem Büro etwas verschönern. Besorgen Sie einen kleinen Tannenbaum, den Sie gemeinsam schmücken können, bringen Sie ab und zu frisches Weihnachtsgebäck für Ihre Mitarbeiter:innen mit, veranstalten Sie eine Wichtel-Aktion, bei der jeder eine Kleinigkeit für jemand anderen besorgt. Eine gute Möglichkeit, sein eigenes Zuhause ein wenig zu entrümpeln und gleichzeitig jemand anderem eine Freude zu machen. Gerade bei langen Meetings im Büro können Sie sich auch die Mühe machen, einen Kuchen und Kaffee vom Bäcker mitzubringen und den Raum weihnachtlich zu schmücken.
Natürlich darf auch eine Weihnachtsfeier nicht fehlen. Achten Sie dabei auf die Wünsche Ihrer Kolleg:innen. Wenn diese sich gerne herausputzen und gutes Essen schätzen, können sie ein formales Restaurant buchen. Wenn Sie und Ihr Team es aber eher casual mögen, können Sie sich auch überlegen, ob Sie im Büro feiern oder eine spaßige Location wie z.B. einen Escape Room buchen. Was auch immer es ist, es sollte mit Ihrem Team resonieren. Auch ein kleines Geschenk für Ihre Mitarbeiter:innen und Kunden ist ein netter Einklang in die Weihnachtsfeier. Etwas persönliches, wie z.B. selbst gebackene Plätzchen, eine besondere Sorte Tee oder ein personalisiertes Geschenk kommt immer gut an.
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