According to a study by KYOCERA Document Solutions, it takes your employees up to 2 hours a day to find their documents. If you have 4 employees in your department, that's an entire workday spent looking for documents. Employees in the administration area are particularly affected and spend 2.5 hours or more searching for documents. This is mainly due to the unclear structure of their folders and uninformative titles. Who likes to spend time digging through hundreds of folders and subfolders only to not find what they were looking for? Nobody!
Surely you are wondering how you can give your folders a better structure in order to free your employees from this torment while also saving a lot of time. We have the solution! As a bonus, you will also receive valuable information about our own folder structure in Allex and how you can effectively create it for both your team and your private tasks.
Are you also affected by the well-known folder chaos?
You can find out in just 5 steps:
- Arrange a meeting within your department and ask your employees how they would rate the current folder structure
- If one third of your colleagues or more consider the folders to be confusing, it is high time to change something!
- Consider which categories you should take up or restructure
- Collect the most important points and assign one to three of your employees the responsibility of creating or restructuring your folder system
- Preferably, also consider whether this topic needs to be addressed outside of your department and inform the department heads responsible
The perfect structure for your folders
As a rule, your folder structure should be clear and self-evident, which means that even newly hired employees should be able to understand where files are stored. This requires some discipline, after all, the whole team has to work on maintaining this structure. But if it is clear to everyone from the beginning where each document belongs, it is much easier to manage this.
So be a good role model and get started. First, create a few main folders with the most important topics or projects. Of course, you can also create a separate main folder for each department in the same system, so that everyone has access to the documents of the respective departments.
After that, you need to create a handful of subfolders, in which there should be no more data than you can capture at a glance. If at all, individual documents should only be filed in the third level! However, it is recommended to define the subfolders more precisely, so that you don’t create chaos. For example, you can add the year of creation in the third level (Demos 2021, Demos 2022 etc.). Always make sure that your folders are clearly titled. Your folders and documents should never be mixed, on any level! Preferably, create two to three levels of folders and a final level with documents. This way, it's easy for your team to understand where your documents are stored from the beginning. You can also create a chart for your employees to further minimize the time wasted searching for files. This chart should be shared digitally so that everyone can adapt the structure to changes at any time. This is the only way to make the chart a useful option that your employees can rely on.
Bonus: How to create folders in Allex
If you're using our Allex app, you may already be familiar with our folder feature, which takes systematic organization of single and multi-projects to the next level. Creating these folders is a snap: within the "My Tasks" navigation, simply click on "New Folder" in the bottom left corner and come up with a short title that gets to the heart of the topic of each project.
Now you can easily click on your various folders and subfolders using the arrow navigation in the bar and use the drop-down menu to select which of your projects you want to access. Another advantage of this method is that only you have access to your created folders. If necessary, you can also share them with your colleagues via email. This way you can separate your private projects from your multi-projects in the team and have a better overview of the respective responsibilities.
You can find more information on this matter in our Helpcenter article about creating folders in Allex.
Laut einer Studie von KYOCERA Document Solutions brauchen Ihre Angestellten rund zwei Stunden am Tag, um ihre Dokumente zu finden. Allein wenn Sie vier Mitarbeiter:innen in ihrer Abteilung haben, wird also insgesamt ein ganzer Arbeitstag damit verbracht, nach Dokumenten zu suchen. Dabei sind vor allem Mitarbeiter:innen im administrativen Bereich betroffen und suchen sogar 2,5 Stunden oder länger nach Dokumenten. Das liegt vorwiegend an der unübersichtlichen Struktur ihrer Ordner und nichtssagenden Titeln. Wer verbringt schon gerne seine Zeit damit, sich ewig durch Hunderte von Ordner und Unterordner zu wühlen und am Ende doch nicht das zu finden, wonach man sucht? Niemand!
Bestimmt fragen Sie sich nun, wie Sie Ihren Ablageflächen eine bessere Struktur verleihen können, um Ihren Mitarbeiter:innen von diesen Qualen zu befreien und eine Menge Zeit zu sparen: Wir haben die Lösung! Als Bonus erhalten Sie außerdem noch wertvolle Informationen zu unserer eigenen Ordnerstruktur in Allex und wie Sie diese effektiv als Team oder für Ihre privaten Aufgaben anlegen können.
Sind auch Sie vom bekannten Ordnerchaos betroffen?
Dies können Sie in wenigen Schritten herausfinden:
- Vereinbaren Sie ein Meeting innerhalb Ihrer Abteilung und fragen Sie Ihre Mitarbeiter:innen, wie diese die aktuelle Ordnerstruktur beurteilen würden
- Spätestens wenn ein Drittel Ihrer Kolleg:innen die Ordner als unübersichtlich bewertet, wird es höchste Zeit, etwas zu verändern!
- Überlegen Sie gemeinsam, welche Kategorien Sie aufgreifen bzw. umstrukturieren sollten
- Tragen Sie die wichtigsten Punkte zusammen und erteilen Sie einem bis drei Ihrer Mitarbeiter:innen die Zuständigkeit für die Anlage bzw. Umgestaltung Ihres Ordnersystems
- Überlegen Sie vorzugsweise auch, ob dieses Thema außerhalb Ihrer Abteilung angegangen werden muss und informieren Sie die zuständigen Abteilungsleiter
Die perfekte Ordnerstruktur
Ihre Ordnerstruktur sollte in aller Regel folgende Kriterien erfüllen: Sie sollte übersichtlich und selbstverständlich sein, das heißt auch Mitarbeiter:innen, die neu eingestellt wurden, sollten direkt nachvollziehen, wo welche Dateien abgelegt werden. Dies erfordert einiges an Disziplin, schließlich muss das ganze Team an der Erhaltung dieser Übersicht arbeiten. Doch wenn für jeden von Anfang an klar ist, wohin welche Dokumente gehören, ist es um einiges leichter, dies zu bewerkstelligen. Seien Sie also ein gutes Vorbild und machen Sie den Anfang:
Legen Sie zunächst einige Hauptordner mit den wichtigsten Themen bzw. Projekten an. Natürlich können Sie auch für jede Abteilung einen eigenen Hauptordner im gleichen System anlegen, sodass jeder Einsicht in die Dokumente der jeweiligen Abteilungen hat. Danach gilt es, eine Handvoll Unterordner anzulegen, in denen nicht mehr Daten sein sollten, als Sie mit einem Blick erfassen können. Wenn überhaupt, sollten erst in der dritten Ebene einzelne Dokumente abgelegt werden! Es ist jedoch empfehlenswert, auch die Unterordner noch einmal genauer zu definieren, damit Sie kein Chaos verursachen. Z. B. können Sie in der dritten Ebene noch Jahreszahlen hinzufügen. (Demos 2021, Demos 2022 etc.) Achten Sie dabei stets auf klare Betitelung Ihrer Ordner. Auf keine der Ebenen sollten Ihre Ordner und Dokumente gemischt sein! Legen Sie vorzugsweise zwei bis drei Ebenen an Ordnern an und eine letzte Ebene mit Dokumenten. So ist es leicht für Ihr Team, von Anfang an nachzuvollziehen, wo Ihre Dokumente abgelegt sind. Auch eine Art Schaubild können Sie für Ihre Mitarbeiter:innen anlegen, um die Zeit, die mit Suchen nach Dateien vergeudet wird, noch weiter zu minimieren. Diese Datei sollte digital geteilt werden, damit jeder die Struktur jederzeit an Änderungen anpassen kann. Nur so ist das Schaubild eine sinnvolle Option, auf das sich Ihre Mitarbeiter:innen verlassen können.
Bonus: Wie Sie Ordner in Allex erstellen
Wenn Sie unsere Allex App nutzen, sind Sie vielleicht bereits vertraut mit unserer Ordnerfunktion, die systematische Gliederung der Einzel- und Multiprojekte auf das nächste Level bringt. Das Erstellen dieser Ordner ist kinderleicht: klicken Sie innerhalb der Navigation “Meine Aufgaben” einfach unten links auf “Neuer Ordner” und überlegen Sie sich einen kurzen Titel der das Thema des jeweiligen Projekts auf den Punkt trifft.
Nun können Sie Ihre verschiedenen Ordner und Unterordner ganz einfach über die Pfeilnavigation in der Leiste aufklicken und per Drop down Menü auswählen, auf welches Ihrer Projekte Sie zugreifen möchten.
Ein weiterer Vorteil dieses Verfahrens ist, dass nur Sie Zugriff auf ihre erstellten Ordner haben. Bei Bedarf können Sie diese aber natürlich auch per Mail mit Ihren Kolleg:innen teilen. So können Sie Ihre privaten Projekte von ihren Multiprojekten im Team trennen und haben eine bessere Übersicht über die jeweiligen Verantwortlichkeiten.
Weitere Informationen diesbezüglich finden Sie in unserem Helpcenter Artikel rund ums Thema Ordner in Allex.
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