Within the scope of our blog posts, we have already taken a close look at a number of topics. Task, resource and portfolio management and, of course, general project management. However, we haven’t drawn attention to a similar topic that a lot of people are currently talking about: process management.
What is process management?
Process management, which is often referred to as BPM (business process management), is the successful planning, organisation and optimization of various related work processes. The different processes are: Project planning - implementation - controlling - optimization. With process management software, it is much easier to implement projects. In addition, by implementing process management, you often achieve an increase in productivity and thus save time needed to market your products or service.
Advantages of process management
Surely you are now wondering how you can best implement this type of management and what other benefits are linked to it. Therefore, we created a list of the most important benefits of process management.
Work more efficiently and take full advantage of new opportunities
Once you and your team switch to using software that offers process management, you’ll be able to work on your tasks more efficiently and with less effort as you can easily enter all the processes into the system we provide. Even with ordinary project management software you can plan through your projects by doing all the different processes similar to your project phases and entering them directly into your task list or network. However, for a detailed listing of your progress, it is better to enter the individual steps in the task cards of your network plan or list view. Alternatively, it is advisable to list these processes in a separate program or to choose a tool from the outset that offers special process management software.
Improve the satisfaction of your employees and customers
No one wants to work on a task for weeks and feel like they just can't finish it. Especially in times of Corona, employee communication is particularly difficult to maintain, resulting in tasks being pushed to the back burner for far too long or left completely unfinished due to a lack of employees. But with a process management tool you can put an end to this vicious cycle. Your employees only need to enter their respective processes into your shared tool, software etc. to ensure that their colleagues have an overview of the project status. You can also easily email your colleagues for feedback on upcoming projects, so they get into the habit of entering progress directly into the project portfolio. The result of regular feedback, communication, and collaboration: fluid work processes, faster deliveries and greater satisfaction among your employees and customers.
Get your products to market faster
Another result of the circumstances mentioned above is launching your product or services earlier. Especially if you make use of a tool specifically designed for process management you can expect up to 30% faster turnaround times. Through artificial intelligence of the PM software your employees will always be clearly shown which tasks need to be completed and when, so that participants will be warned before reaching the buffers. This way, you can deliver all important processes on time and don't have to worry about bottlenecks.
Improve your processes and save on expenses
If you have a good overview of all processes, after a while you will be able to effortlessly identify which of your project phases and subtasks, you need the longest for and can jointly develop a strategy to ensure faster throughput.
Through process management, however, you can not only speed up your processes, but also optimise them. To do this, it's worth taking another look at what you can improve, to offer your customers better quality. For example, you might come to the conclusion that the testing phase of your products results in spending a lot of time in order to achieve a comprehensive result. The solution could be assigning more employees to this work process, to form teams for all different topics and not to burden the employees with additional time-consuming tasks during this period. This way, your employees can focus on their work and have more time for a qualitative report.
Always be one step ahead of the competition
Outside of your own successes and failures, don't forget to think about competing companies. After all, they also spend a lot of time on research and try to get the most out of the service they offer. But don't worry! By successfully running process management, you're guaranteed to outperform your competition. After all, if you use intelligent software that tracks and evaluates your workflows down to the smallest detail, you'll have a much easier time learning from situations that have caused delays and bottlenecks and restructuring your processes accordingly so that you waste less time, resources, and budget looking forward.
Bonus: Why process management has a favourable effect on your money management
Faster business processes, streamlined projects and fewer bottlenecks create a foundation for improved money management. Of course, there are other factors that play a role in the corporate budget you impose. E.g. your business model, staff and resource management, number of rooms or rental costs for the office(s), setup costs, machines and tools, budget for software and tools etc. And you can also positively influence these factors to a significant extent with process management. If, for example, thanks to your tool you come to the realisation that you are not utilising all the machines for most processes and that too many tools or components are regularly ordered, you can allocate less budget to these criteria.
The same goes for your rental costs, because if you can use the process management software to see how much of the space is actually being utilised on a regular basis, you can better understand whether that much space is even necessary. If not, you can rent out some of the space or opt for a new office. This way, you will surely eliminate some costs and use the money saved to invest in leads or provide your customers with an improved version of your services or products instead.
Im Rahmen unserer Blogposts haben wir schon so einige Themen unter die Lupe genommen. Aufgaben-, Ressourcen- und Portfoliomanagement und natürlich allgemeines Projektmanagement. Ein weiteres beliebtes Thema, mit dem sich aktuell sehr viele Menschen befassen, steht bei uns aber noch an: Prozessmanagement.
Was ist Prozessmanagement?
Unter Prozessmanagement, welches oftmals auch als GPM (Geschäftsprozessmanagement) oder auf Englisch BPM (Business Process Management) bezeichnet wird, versteht man das erfolgreiche planen, organisieren und optimieren von unterschiedlichen zusammengehörenden Arbeitsprozessen. Die unterschiedlichen Arbeitsschritte sind: Projektplanung - Durchführung - Controlling – Optimierung. Mit einer Prozessmanagement SW gelingt es viel besser, dieses Projekt umzusetzen.
Vorteile von Prozessmanagement
Sicher werden Sie sich nun fragen, wie Sie diese Art des Managements am besten nutzen können, einführen und welche anderen Vorteile mitschwingen. Deshalb hier eine Auflistung der wichtigsten Vorzüge von Prozessmanagement.
Arbeiten Sie effizienter und nutzen Sie neue Möglichkeiten
Das Prozessmanagement umfasst die Planung, Durchführung, das Controlling sowie die Optimierung von miteinander verbundenen Aufgaben, also Unternehmensprozessen. Auch mit einer gewöhnlichen Projektmanagement-Software können Sie diese durchplanen, indem Sie alle verschiedenen Prozesse ähnlich wie bei Ihren Projektphasen direkt in Ihre Aufgabenliste, den Zeitplan bzw. den Netzplan eintragen. Natürlich können Sie mit diesen unterschiedlichen Ansichten arbeiten, sodass Sie einerseits Ihre Aufgaben in einer übersichtlichen Liste aufgeführt haben und zugleich Fokus auf Zeit, Engpässe und Puffer haben und mit einem Blick den Fortschritt der jeweiligen Projekte einsehen können. Für detailreiche Auflistung der verschiedenen Abläufe ist es allerdings besser, die einzelnen Schritte in den Aufgabenkarten Ihres Netzplans oder der Listenansicht einzutragen. Alternativ empfiehlt es sich, diese Prozesse in einem separaten Programm aufzulisten oder sich von vorne her ein Tool auszusuchen, das eine spezielle Prozessmanagement-Funktion anbietet.
Verbessern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen und Kund:innen durch professionelles Prozessmanagement
Niemand möchte wochenlang an einer Aufgabe sitzen und das Gefühl haben, sie einfach nicht beenden zu können. Gerade zu Zeiten von Corona ist die Kommunikation der Mitarbeiter:innen besonders schwer aufrecht zu erhalten, was dazu führt, dass Aufträge viel zu lange in den Hintergrund gedrängt werden oder wegen Mangel an Mitarbeiter:innen komplett liegen bleiben. Doch mit einem Prozessmanagement-Tool können Sie diesem Trauerspiel ein Ende bereiten. Ihre Mitarbeiter:innen brauchen nur ihre jeweiligen Prozesse in Ihrer gemeinsam genutzten Software eintragen, um zu gewährleisten, dass ihre Kolleg:innen den Überblick über den Projektstatus haben. Sie können Ihre Kolleg:innen auch ganz einfach per Mail um Feedback zu anstehenden Projekten bitten, sodass diese sich angewöhnen, Fortschritte immer direkt im Projektportfolio einzutragen.
Das Resultat aus regelmäßigem Feedback, Kommunikation und Kollaboration: flüssige Arbeitsprozesse, schnellere Lieferungen und mehr Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen sowie Kund:innen.
Bringen Sie Ihre Produkte schneller an den Markt
Ein weiteres Resultat aus den oben genannten Gegebenheiten ist, Ihr Produkt bzw. Ihre Dienstleistungen schneller auf den Markt zu bringen. Vor allem wenn Sie von einem Tool Gebrauch machen, das speziell für Prozessmanagement entwickelt wurde, können Sie mit bis zu 30 % schnelleren Durchlaufzeiten rechnen. Durch künstliche Intelligenz der PM-Software wird Ihren Mitarbeiter:innen immer übersichtlich aufgezeigt, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen und alle Beteiligten werden vor Erreichung der Puffer gewarnt. So können Sie alle wichtigen Prozesse termingerecht ausführen und müssen sich keine Sorgen um Engpässe machen.
Verbessern Sie Ihre Abläufe und sparen Sie an Ausgaben
Wenn Sie einen guten Überblick über alle Prozesse haben, werden Sie nach einer Weile mühelos erkennen können, für welche Ihrer Projektphasen und Unteraufgaben Sie am längsten brauchen und können gemeinsam eine Strategie entwickeln, schnellere Durchlaufzeiten zu gewährleisten.
Durch Prozessmanagement können Sie Ihre Abläufe allerdings nicht nur beschleunigen, sondern auch optimieren. Hierfür lohnt es sich im Rahmen eines Meetings noch mal genau nachzusehen, wie Sie Ihre Prozesse verbessern können, um Ihren Kunden mehr Qualität zu bieten. Sie könnten z. B. zur Erkenntnis kommen, dass Sie die Testphase Ihrer Produkte sehr viel Zeit kostet um ein umfangreiches Ergebnis zu erzielen. Die Lösung kann z. B. sein, mehr Mitarbeiter:innen mit diesem Arbeitsprozess zu beauftragen, Teams für alle unterschiedlichen Themengebiete zu bilden und die Mitarbeiter:innen innerhalb dieses Zeitraums mit keinen anderen aufwendigen Aufgaben zu belasten. So können Ihre Mitarbeiter.innen fokussiert arbeiten und haben mehr Zeit für einen qualitativen Bericht.
Seien Sie der Konkurrenz immer einen Schritt voraus
Vergessen Sie nicht, außerhalb Ihrer eigenen Erfolge und Misserfolge auch an konkurrierende Unternehmen zu denken. Auch ihre Wettbewerber entwickeln sich schließlich ständig weiter und versuchen Ihnen immer einen Schritt voraus zu sein. Doch keine Sorge: Durch erfolgreiches Betreiben von Prozessmanagement können Sie Ihre Konkurrenz garantiert übertrumpfen. Denn wenn Sie eine intelligente Software verwenden, die Ihre Arbeitsabläufe bis ins kleinste Detail verfolgen und auswerten, haben Sie es erheblich leichter, aus Situationen, die zu Verzögerungen und Engpässen geführt haben, zu lernen und Ihre Prozesse entsprechend umzustrukturieren, sodass Sie zukünftig weniger Zeit, Ressourcen und Budget verbrauchen.
Bonus: Wie Prozessmanagement Ihr Geldmanagement unterstützt
Das Resultat aus schnelleren Geschäftsprozessen, optimierter Projekte und weniger bis gar keine Engpässe schafft eine Grundlage für verbessertes Geldmanagement. Natürlich gibt es auch weitere Faktoren, die beim Festlegen des Firmenbudgets eine Rolle spielen. Z. B. Ihr Geschäftsmodell, Personal- und Ressourcenmanagement, Anzahl an Räume bzw. Mietkosten für das oder die Büros, Einrichtungskosten, Maschinen und Werkzeug, Budget für Software und Tools etc. Und auch diese Faktoren können Sie zum Großteil mit Prozessmanagement positiv beeinflussen. Wenn Sie z. B. dank Ihres Tools zur Erkenntnis kommen, dass für die meisten Prozesse nicht alle Maschinen auslasten sind und regelmäßig zu viel Werkzeug bzw. Bauteile bestellt werden, können Sie weniger Budget für diese Kriterien zur Verfügung stellen. Das Gleiche gilt für Ihre Mietkosten, denn wenn Sie mithilfe der Prozessmanagement-Software einsehen können, wie viele der Räume tatsächlich regelmäßig ausgelastet sind, können Sie besser nachvollziehen, ob so viel Platz überhaupt notwendig ist. Falls nicht, können Sie einen Teil der Räume vermieten oder sich für neue Räumlichkeiten entscheiden. Auf diese Weise werden Sie sicherlich bald einige Kosten eliminieren und mit dem gesparten Geld in anderen Abteilungen investieren, wie z. B. in den Kundenservice, oder Ihren Kunden eine verbesserte Version Ihrer Dienstleistungen bzw. Produkten ermöglichen.
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